COIM TURKEY POLİÜRETAN VE KİMYASALLAR SAN. VE TİC. A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ
Sayın Müşterimiz,
Öncelikle COIM Turkey Poliüretan ve Kimyasallar San. Ve Tic. A.Ş (COIM TURKEY olarak anılacaktır) olarak kişisel verilerinizi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında gerekli veri güvenliğini sağlayarak ve azami hassasiyeti göstererek, sizlere sunduğumuz ve sunacağımız tüm hizmetlerimizi en iyi şekilde yerine getirmek için işlemekte olduğumuzu bildirmek isteriz.
Bu Aydınlatmayı Neden Yapıyoruz?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 10. Maddesi kapsamında yükümlülüğümüzü yerine getirebilmek amacıyla iş bu aydınlatma yapılmaktadır. Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla COIM TURKEY tarafından hazırlanmıştır.
Kişisel Veri Nedir?
Kanun kapsamında kimliğinizi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi, özel nitelikli kişisel verileriniz de dahil Kişisel Veri olarak nitelendirilmektedir.
Veri Sorumlusu Nedir?
Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. COIM TURKEY müşterilerimiz bakımından Veri Sorumlusu olmaktadır. Söz konusu veriler, Veri Sorumlusu sıfatıyla COIM TURKEY tarafından aşağıda açıklandığı kapsamda ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlenmektedir.
Veri İşleme Nedir?
Kişisel veri işlenmesi, kişisel verilerinizin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
Kişisel veri işleme faaliyetleri ve ilgili kişilerin hakları konusundaki detaylı bilgilere COIM TURKEY ( COIM Turkey Poliüretan ve Kimyasallar San. Ve Tic. A.Ş.) Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Kurum Politikası’ndan ulaşabilirsiniz. Ayrıca COIM TURKEY’in VERBİS kaydı yapılmış olup, aleni olan bu verileri VERBİS’ten de inceleyebilirsiniz.
COIM TURKEY’in İşlediği Kişisel Veriler, Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, COIM TURKEY tarafından, aşağıdaki amaçlarla ve hukuki sebeplerle işlenmektedir.
Kimlik bilgileriniz (isim, soy isim, unvan)
Kimlik bilgilerinizi İşleme Amaçlarımız: faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
Kimlik bilgilerinizi İşleme Hukuki Sebeplerimiz: Kanunlarda açıkça öngörülmesi, Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
İletişim bilgileriniz (telefon numarası, e-posta adresi, adres, faks numarası)
İletişim bilgilerinizi İşleme Amaçlarımız: mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi, reklam / kampanya / promosyon süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, talep / şikayetlerin takibi, ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
İletişim bilgilerinizi İşleme Hukuki Sebeplerimiz: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
Finans bilgileriniz (banka hesap no bilgisi, fatura bilgileri, vergi no, iban, finansal performans bilgileri)
Finans bilgilerinizi İşleme Amaçlarımız: faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
Finans bilgilerinizi İşleme Hukuki Sebeplerimiz: Kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
Hukuki İşlem (Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler)
Hukuki İşlem bilgilerinizi İşleme Amaçlarımız: Dava işlerinin takibi ve yürütülmesi, arabuluculuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, icra işlerinin takibi ve yürütülmesi
Hukuki İşlem bilgilerinizi İşleme Hukuki Sebeplerimiz: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
Müşteri İşlem (Fatura, senet, çek bilgileri, Sipariş bilgisi, Talep bilgisi, ürün bilgisi, imza)
Müşteri İşlem bilgilerinizi İşleme Amaçlarımız: faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
Müşteri İşlem bilgilerinizi İşleme Hukuki Sebeplerimiz: Kanunlarda açıkça öngörülmesi, Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
COIM TURKEY’in İşlenen Kişisel Verileri Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Öncelikli olarak Anayasa olmak kaydıyla, KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda, COIM TURKEY kişisel verileri yurt içi ve/veya yurt dışı ile paylaşılması konusunda azami özen ve dikkati göstermektedir.
Kişisel veriler COIM TURKEY tarafından aşağıda sıralanan taraf kategorilerine KVKK’da veri aktarımına izin veren haller ile sınırlı olarak ve gerekmesi halinde veri aktarabilir.
Kişisel verileriniz; yasal olarak aktarılması gereken idari ve resmi makamlara, faaliyetlerimizi yürütmek üzere dışarıdan hizmet alınan üçüncü taraflara, işbirliği yaptığımız iş ortaklarımıza, hizmet/destek/danışmanlık alınan ya da program ortağı olunan kuruluşlara, İtalya’da bulunan ana şirketimize kanunlarda açıkça yer alması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması, açık rıza ve veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak hukuki nedenleri ile aktarılabilecektir.
COIM TURKEY olarak kişisel verilerinizi, gerekli güvenlik önlemlerini almak kaydıyla Türkiye içinde veya başta AB ülkeleri, Amerika, İngiltere, OECD ülkeleri olmak üzere yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği alınan sunucular, hosting şirketleri, bulut bilişim vb diğer elektronik ortamlara aktarabilir işleyebilir ve saklayabiliriz.
COIM TURKEY’in Kişisel Verilerinizi Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz COIM TURKEY tarafından müşterilerimizin yapmış olduğu başvurular, talepler, siparişler, referanslar, kamuya açık mecralar, müşteri görüşmeleri ile sözlü, yazılı, elektronik kanallar yolu ile toplanmaktadır.
Bu amaçlarla toplanan kişisel verileriniz, COIM TURKEY’in veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması ve açık rızanın varlığı halinde açık rızaya ilişkin hukuki sebebe dayalı olarak toplanabilmektedir.
Müşteri’nin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında hakları
COIM TURKEY’e başvurmak suretiyle kişisel verilerinizin; I) işlenip işlenmediğini öğrenme, II) işlenmişse bilgi talep etme, III) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, IV) yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme, V) eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, VI) kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, VII) aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (V) ve (VI) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme, VIII) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, IX) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.
Müşteri’nin Kanun Kapsamında Başvuru yapabileceği veri sorumlusu
Kanundan kaynaklanan ve yukarıda belirtilen haklarınız kapsamında taleplerinizi, COIM TURKEY’in aşağıda bildirilen adresine şahsen başvuru ile ya da noter aracılığıyla veya hesap açılışı sırasında bildirdiğiniz ve COIM TURKEY sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle iletebilirsiniz.
Şirketimize ileteceğiniz başvurularınızın Türkçe olması esas olup, ilgili başvurularınızda ad, soyad, T.C. kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeriniz veya iş yeri adresiniz, bildirime esas elektronik posta adresiniz ile talep konunuzu bulunması zorunlu olup, talebinize ilişkin bilgi ve belgelerin de başvurunuza eklenmesi gerekmektedir. Başvurunuz yazılı ise imza atmanız da yasal bir zorunluluktur.
Talepleriniz kural olarak ücretsiz sonuçlandırılacak olmakla birlikte, başvurunuza verilecek olan cevabın bir maliyet gerektirmesi halinde Şirketimizce KVVK Düzenlemeleri kapsamında veya diğer otoritelerce belirlenen tarifedeki ücret alınabilecektir.
Yazılı Başvurularda: Fatih Sultan Mehmet Mah. Balkan Cad. No:62 JUSTWork Ofis Kampüsü Ofis No: 304, 34770 Ümraniye / Istanbul- TURKEY
E-Posta Yoluyla Başvurularda: kvkk@COIMgroup.com
KEP yoluyla başvuruda başvuru adresi: COIMturkey@hs01.kep.tr